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定期売上管理ならイーサース

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今日はイーサースの定期契約機能についてご説明します。

 

サービス提供、保守契約、定期サポートなど、月々同じ内容・金額で請求することがあるかと思います。

定期契約・売上機能がない販売管理の場合は、この処理がとても面倒です。

また、Excelなどでひな形があり、毎月コピーで作成している場合もあるかもしれませんが、

ファイルがどんどん増え、管理が大変です。

毎月、1社・2社程度であれば大した作業ではないにしろ、増えてくると経理はパンク寸前です!

 

というわけで、イーサースのes02シリーズのみですが、定期契約機能を備えています。

使い方はとても簡単。

定期契約マスタというマスタがあり、売上伝票のひな形を作成します。

内容はほぼ売上伝票です。異なるのは日付くらいでしょうか・・・・・・。

年間契約の場合は、1月~12月で、どの月に売上を上げるかチェックを入れ、

月契約の場合は、すべての月にチェックを入れます。

売上計上は手動とはなりますが、オプションで一括計上も可能です。

 

売上計上された定期契約の当月分は、リストから消えていきますので、

リストがすべて空になるまで売上を上げて完了です。

(特別な入力がない限りはマウス操作が主体です)

 

契約が終了した案件は使用可否で「不可」とすれば、

売上リストに載ってくることはありません(過去の履歴として残しておくことも可能)。

 

もちろん、販売管理ですから、通常の見積書、受発注、売上・仕入も備えています。

ES02シリーズに新機能!?

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こんにちは、営業グループです。

今日は、営業からの宣伝です。
まだ、一般公開はしていませんが、ES02シリーズに新機能が
搭載されます。どんなものかは、まだお話できませんが、
「営業している方、もしくは付随する方には助かる」機能です。

詳しくは、来月の展示会「クラウドコンピューティングEXPO」で
お話できればと思っております。
ご来場いただいた方には、先行公開しています。

毎年、毎年「イーサース」には新機能やシリーズが登場しています。
まさに「進化するシステム」ですね。

これからもイーサースをよろしくお願いします。
展示会へのご来場もお待ちしております。

こんにちわ、イーサース開発グループです。

 

今日はイーサースの納期管理についてご紹介します。

一般的な商取引、受注→納期回答→出荷→売上 という業務の流れがあります。

今回は「納期回答」についてご説明します。

 

イーサースでは受注時に納期を入力することができますが、

これは、仮の納期であったり、確定納期であったり、最終納期であったりします。

これが分納なしの1回の納品であれば受注だけで納期を管理することができますが、

分納がある場合は受注だけでは管理できません。

 

そこでイーサースでは「出荷納期回答」という機能を持っています。

この出荷納期回答は受注明細(商品)単位で納期を分けることができ、

分納指示を行うことができます。もちろん、分納無しでの納期回答としても利用できます。

これにより、出荷は出荷納期回答で分けた単位で行うことができ、

「受注番号」、「納期」、「(出荷倉庫)」単位で出荷を行うことができます。

 

さらに、出荷納期回答には在庫引当機能も備えているため、

「納期」を基準に有効在庫を計算します。

つまり、今在庫となっている商品のうち、実際に引き当てて良い数量はどのくらいあるか、を把握することができます。

有効在庫がマイナスになってくれば、発注や製造依頼を行う必要があります。

(在庫を持たない一品モノ受注は有効在庫はありません)

 

購買側の発注→入荷の間になる「入荷納期回答」も同様です。

出荷の分納があれば、当然入荷の分納もあります。

こちらも未来入荷の有効在庫が計算されますので、今は在庫はないが、○日後には在庫があるという

判断もできるようになります。

 

以上、イーサースの納期回答でした。

以前、イーサースの販売管理<見積作成>で紹介した見積についての運用提案です。

何度も言うようですが、イーサースはWebブラウザとインターネットを利用したクラウド型の販売管理です。

つまり、イーサースを使うとどんな業務が可能かというと、、、

1.営業が外出・出張先で見積の作成ができる

2.電子印に対応しているので、その場でPDF出力し、お客様に提示ができる

3.必要に応じて上長に連絡し、承認をもらう(上長も外出中であってもスマートフォンやタブレットなどからでも承認可能)

 

それぞれメリットについてご説明しましょう。

1.営業が外出・出張先で見積の作成ができる

これまでもパソコンがあれば、外出先でもExcelなどで作成することは可能です。

しかし、多種多様な見積を作成するとなると個人が持ち歩いているパソコンに過去の見積や価格表などを入れておかなければいけません。

持出のパソコンに会社の情報を多く入れることはリスクであることは言うまでもありません。万が一、パソコンを紛失したら、落として壊してしまったらと思うと、ゾッとしますね。

イーサースであれば、パソコンを持ち歩いても、データを持ち歩く必要はありません。イーサースにアクセスすれば、過去の見積も商品単価もすぐにわかります。また、パソコン上にデータがないので、リスクは軽減されます。

スピーディーな対応が求められている今こそ、見積からでもクラウド化をお勧めいたします。

当然、社内でないと見積ができない状況もあります。その場合は営業支援の担当が代わりに作成することがありますが、作成できたら営業担当はイーサースにアクセスしてPDF出力するだけです(印刷できる環境があればそのまま印刷も可能です)。

 

2.電子印に対応しているので、その場でPDF出力し、お客様に提示ができる

あるお客様の例を示します。

イーサースに移行する前は、

①Excelで見積書を作成し、印刷(紙媒体)

②自身の押印

③上長の押印

④スキャナで読み取り、PDF化

⑤お客様へメール送信

という業務フローだったのに対し、イーサースへ移行し、

①イーサースで見積書を作成(見積担当者の電子印が自動的に付加)

②イーサース上で上長承認(上長の電子印が自動的に付加)

③PDF出力し、お客様へメール送信

となりました。

やっていることは同じように見えますが、イーサースへ移行した後はパソコンだけの世界で、そこには紙も実物のハンコも存在しません。スキャンニングといった面倒な作業もありません。

 

3.必要に応じて上長に連絡し、承認をもらう(上長も外出中であってもスマートフォンやタブレットなどからでも承認可能)

企業によっては見積承認をもらわないと客先に提出できない場合がありますよね。うちの会社もそうです。

しかし、緊急な見積時に限って上長が不在・・・・・・。代わりに承認をもらえれば良いのですが、絶対的ルールで部長の承認が必要となれば帰社を待たなければいけません。部長の帰社までにお客様を待たせることになりますね。

そこで、部長へ電話。

「緊急な見積です。見積番号○○○○○を承認してください」

部長はスマートフォン(やや画面は小さいので多少の慣れは必要です)やタブレット等でイーサースへアクセスして、指定の見積番号を承認(イーサースには自分用や他の担当者へ送れるメモ機能(付箋のようなもの)があるので、細かい内容はメモで確認すれば間違えがありません)。

これでお客様へ見積書を出せるようになりました。

 

見積作成一つにとっても、クラウド化するだけで業務が変わってきますよ。

本日はイーサースの伝票で「引用登録」を紹介します。

イーサースには見積作成、受注伝票、売上伝票、入金伝票、発注伝票、仕入伝票、支払伝票(出金伝票)、入庫伝票、出庫伝票、移動伝票、振替伝票など多くの伝票があります。それぞれ「引用登録」という標準機能を実装しています。

引用登録とは、過去の伝票を呼び出し、内容をほとんどそのままで新規の伝票を起こす機能です。

引用された新規の伝票はすべての項目が変更可能で、主に伝票日付を変更したり、商品を追加変更したり、得意先はそのままで出荷先だけ変更したりと過去の伝票から変更箇所が少ない場合にとても有効な機能です。

当然、新規で起こす伝票なので過去の伝票には一切の影響がありません。

手書きの伝票にしろ、パソコン上の伝票にしろ、同じ内容を記入・入力するのは面倒なものです。

引用登録の使い方は運用している中で自然とわかって来ると思います。

ここでは、ほんの一例ですが、事例を書きます。

■赤伝としての利用

日付以外をほぼ同じ内容でコピーするので、数量だけをマイナスにするだけで、すぐに赤伝が作成できます。

操作は、各伝票照会画面にて目的の伝票を呼び出し、「引用登録」ボタンをクリックし、日付を入力し、数量をマイナスにして「登録」です。

■定期売上の計上

毎週、毎月など定期的な決まった売上がある場合は前回の伝票を照会画面で呼び出し、「引用登録」ボタンをクリックし、日付を入力して登録するだけです。

 

日々の伝票処理をもっと簡単に、正確に、効率よく。

イーサースのマスタ管理のマスタ取込みについてご紹介します。

イーサースのマスタ管理では取引先マスタ(得意先、仕入先)と商品マスタについて取込み機能が標準で提供されています。

取込み形式はCSV形式です。大体の一般的なシステムはCSV形式での取込みです。

しかし、Excel形式はよく知っていても、CSV形式にはあまりなじみのないお客様もいらっしゃいます。

CSVとはComma Separated Valuesの略で、半角のカンマ(,)で区切られたデータ形式を指します。例えば、

0001,アースシステム株式会社,得意先

といったデータは、
1列目:0001→取引先コード
2列目:アースシステム株式会社→取引先名
3列目:得意先→取引先種別
と解釈できます。

これをExcelに置き換えると、
A列:0001→取引先コード
B列:アースシステム株式会社→取引先名
C列:得意先→取引先種別
となります。

取込みは、1列目は取引先コードで、2列目は取引先名で、3列目は取引先種別でといった決まりがあります。その決まりに従いCSVファイルを作成していくのですが、大概の場合は
Excelで作成→CSV形式で保存
という方法を取ります。

実は、この作業は簡単に見えて、結構大変な作業なのです。1件ずつ、画面からマスタを入力するよりは簡単な作業なのですが、Excel特有の文字→数字の自動変換であったり、CSVにした時に列数が違ったりで、なかなか苦戦します。

そこで、イーサースではマスタ取込み支援のExcelテンプレートファイルを用意しております。Excel上には既に取り込みに必要な項目が列挙されており、何列目が何でと気にする必要はありません。各列の見出し部のコメントにはどのように入力する場良いかを記載しておりますので、その通りに記入していただければ良いのです。

また、Excel標準のCSV保存ではなく、イーサース取込み用に合わせたCSVを出力する機能もあるので、CSVファイルの作成に失敗するという心配もありません。

さらに、イーサースに既に取込まれたマスタをCSVに出力して、同じマスタ取込み支援のExcelに展開できる機能もあり、マスタの一括修正も容易に行うことができます。

 

余談ですが、再利用するCSVファイルの扱いで絶対にやってはいけないことが2つあります。

1つ目はCSVファイルをダブルクリックしてExcelを開いて保存することです。
例えば、「0001」といったコードがある場合、Excelで表示した瞬間にそれは頭の0が取られ「1」になります。そして保存をすると、コードは「1」となってしまい、意図しないデータになってしまいます。

2つ目はデータ内にカンマ(,)を入れることです。例えば商品名や単価のような金額です。
品名コード:0001
品名:ボールペン,黒,0.5mm 1ダース
単価:1,200
のようなデータの場合、

品名コード,品名,単価
0001,ボールペン,黒,0.5mm 1ダース,1,200

カンマの数は本来2つに対して、5つのカンマが登場します。
これでは取込みがうまく行きません。

 

以上、イーサースのマスタ取込み(CSV)についてでした。

イーサースの販売管理の見積についてご紹介します。

イーサースの販売管理は全シリーズとも、「見積作成」、「受注伝票」、「出荷管理」、「売上伝票」、「入金伝票」、「請求書・売掛管理」の基本機能を持っています。そして、その機能間は連携できるように設計されています。

仕入管理や在庫については「購買管理」、「在庫管理」の機能に分類されるのでそちらをご覧ください。

■見積作成

いろんなお客様のお話を聴くと、売上管理はパッケージソフトを使っているが、見積はExcelで管理している、という企業様が多いですね。
各々の営業マンが個別にExcelで見積書を作成しているので、見積の状況や過去の見積単価が共有されておらず、いつも苦労するそうです。共有フォルダでファイル管理をしていても、どれが最新の見積かわからないこともあります。
こういった場合、ファイル管理よりも検索機能が備わったデータ管理が好ましいことは言うまでもありません。

イーサースの見積作成機能はデータ入力して、PDFで出力します。電子印の機能もあるので、PDFをそのままメールに添付して得意先に送ることもできます。
入力されたデータは、蓄積されていきますので検索して過去の情報が簡単に見られます。さらに、過去の見積を引用して新しい見積を作成することも可能です。
Excelで管理されている方にはよくわかると思いますが、似たような過去の見積Excelをコピーして、ファイル名を変更して、中身を変更しているかと思います。それと同じイメージでデータ間で行えるものです。

売上管理と見積がそれぞれ独立していると、面倒な作業が「転記」です。通常では注文をもらった際、見積の内容とほとんど同じ内容を売上伝票や受注伝票に手入力しなければいけません。

「見積書の内容をそのまま受注(売上)伝票に転記できたらなぁ」

と必ず思うはずです。
手入力は大変な作業ですが、間違えも起きえる作業です。見積内容を転記したつもりが、品番が違ったり、単価が違ったりしたら大問題です。

イーサースなら、それら問題を簡単に解決できます。