» 2014 » 2月のブログ記事

こんにちわ、イーサースの開発グループです。

これから販売管理、購買管理、在庫管理等、業務基幹システム導入・乗換をご検討されている方、または興味がある方。

まず、スタンドアローン型(1台のパソコンだけで操作する形態)、クライアントサーバ型(2台以上のパソコンで社内にサーバを持って運用する形態)、ASP・クラウド型(社外のデータセンターへアクセスし運用する形態)など、販売管理一つとっても運用形態は多種多様です。

それぞれのメリット・デメリットは別の機会にご紹介するとして、今回はシステム選定におけるイーサースの強みとは?についてご紹介いたします。

大きな機能(受注・発注・売上・入金・仕入・支払)については、大体どのシステムも共通的な項目や処理を持っていますが、どのような基準でシステムを選定されているでしょうか?

1.コスト(イニシャルコスト(初期導入費)、ランニングコスト(運用維持費))

2.機能・サポート

3.システム会社・販売会社

4.カスタマイズができるかどうか

 

まず、1のコストについてでしょうか。どんなに自社にマッチした機能があっても、費用が予算よりも高ければそもそも選定の対象外でしょう。

次に、2の機能。予算に見合っていても、やりたいことができず、提供されている機能でしか使えないとなれば、これも選定の対象外です。サポートの有無も重要なポイントですね。

3のシステム会社や販売会社とは、主に大手・中堅どころの企業様ですが、そのシステムの開発や販売している会社の知名度や実績などを重視します。

そして、自社オリジナルでのカスタマイズが可能かどうか。2の機能面でできなくても、カスタマイズが可能であれば選定の対象となりえます。しかし、カスタマイズは基本的に有償ですので、1のコストに結びついてきます。

 

つまり、コストが安くて、機能が充実していて(利便性)、有名なブランドで(可用性・信頼性)、場合によってカスタマイズができる(汎用性)システムが理想ということになりますね。

しかし、そんなシステムは存在しないのが現状です。

上記の中でも、残念ながらイーサースはブランド力はありません。まだまだ稼働3年目のシステムです(クラウドではない販売管理・在庫管理は10年以上前から行っています)。

では、イーサースの強み(特徴)とは何か。

それは1から10まで自社で設計・開発しているということです。

イーサースは基本的にはクラウド型のパッケージ商品となりますが、個別カスタマイズ等にも汎用的に対応できます。それも、自社開発ならではのことです。

「カスタマイズとなると高いんでしょ?」

それは、他社が同機能でどのくらいのお見積りになるか把握していませんので、なんとも言えませんが、これまでのお客様の中では、

「アースさんが一番安い」

と好評を頂いております。なぜ安くできるかは、企業努力ということで(部品のモジュール化や共通化、低コストでできる代替運用の提案、他社共通機能化可能な内容の無料対応など)。

また、積極的にお客様の意見を短期間で反映しておりますので、日々機能も向上しています。

「迅速な対応、ありがとうございました」

こんなうれしいお言葉を日々お寄せいただいております。

コスト面でも、機能面・サポート面でも、カスタマイズ面においても、イーサースを是非ご検討ください。

以前、イーサースの販売管理<見積作成>で紹介した見積についての運用提案です。

何度も言うようですが、イーサースはWebブラウザとインターネットを利用したクラウド型の販売管理です。

つまり、イーサースを使うとどんな業務が可能かというと、、、

1.営業が外出・出張先で見積の作成ができる

2.電子印に対応しているので、その場でPDF出力し、お客様に提示ができる

3.必要に応じて上長に連絡し、承認をもらう(上長も外出中であってもスマートフォンやタブレットなどからでも承認可能)

 

それぞれメリットについてご説明しましょう。

1.営業が外出・出張先で見積の作成ができる

これまでもパソコンがあれば、外出先でもExcelなどで作成することは可能です。

しかし、多種多様な見積を作成するとなると個人が持ち歩いているパソコンに過去の見積や価格表などを入れておかなければいけません。

持出のパソコンに会社の情報を多く入れることはリスクであることは言うまでもありません。万が一、パソコンを紛失したら、落として壊してしまったらと思うと、ゾッとしますね。

イーサースであれば、パソコンを持ち歩いても、データを持ち歩く必要はありません。イーサースにアクセスすれば、過去の見積も商品単価もすぐにわかります。また、パソコン上にデータがないので、リスクは軽減されます。

スピーディーな対応が求められている今こそ、見積からでもクラウド化をお勧めいたします。

当然、社内でないと見積ができない状況もあります。その場合は営業支援の担当が代わりに作成することがありますが、作成できたら営業担当はイーサースにアクセスしてPDF出力するだけです(印刷できる環境があればそのまま印刷も可能です)。

 

2.電子印に対応しているので、その場でPDF出力し、お客様に提示ができる

あるお客様の例を示します。

イーサースに移行する前は、

①Excelで見積書を作成し、印刷(紙媒体)

②自身の押印

③上長の押印

④スキャナで読み取り、PDF化

⑤お客様へメール送信

という業務フローだったのに対し、イーサースへ移行し、

①イーサースで見積書を作成(見積担当者の電子印が自動的に付加)

②イーサース上で上長承認(上長の電子印が自動的に付加)

③PDF出力し、お客様へメール送信

となりました。

やっていることは同じように見えますが、イーサースへ移行した後はパソコンだけの世界で、そこには紙も実物のハンコも存在しません。スキャンニングといった面倒な作業もありません。

 

3.必要に応じて上長に連絡し、承認をもらう(上長も外出中であってもスマートフォンやタブレットなどからでも承認可能)

企業によっては見積承認をもらわないと客先に提出できない場合がありますよね。うちの会社もそうです。

しかし、緊急な見積時に限って上長が不在・・・・・・。代わりに承認をもらえれば良いのですが、絶対的ルールで部長の承認が必要となれば帰社を待たなければいけません。部長の帰社までにお客様を待たせることになりますね。

そこで、部長へ電話。

「緊急な見積です。見積番号○○○○○を承認してください」

部長はスマートフォン(やや画面は小さいので多少の慣れは必要です)やタブレット等でイーサースへアクセスして、指定の見積番号を承認(イーサースには自分用や他の担当者へ送れるメモ機能(付箋のようなもの)があるので、細かい内容はメモで確認すれば間違えがありません)。

これでお客様へ見積書を出せるようになりました。

 

見積作成一つにとっても、クラウド化するだけで業務が変わってきますよ。

本日はイーサースの伝票で「引用登録」を紹介します。

イーサースには見積作成、受注伝票、売上伝票、入金伝票、発注伝票、仕入伝票、支払伝票(出金伝票)、入庫伝票、出庫伝票、移動伝票、振替伝票など多くの伝票があります。それぞれ「引用登録」という標準機能を実装しています。

引用登録とは、過去の伝票を呼び出し、内容をほとんどそのままで新規の伝票を起こす機能です。

引用された新規の伝票はすべての項目が変更可能で、主に伝票日付を変更したり、商品を追加変更したり、得意先はそのままで出荷先だけ変更したりと過去の伝票から変更箇所が少ない場合にとても有効な機能です。

当然、新規で起こす伝票なので過去の伝票には一切の影響がありません。

手書きの伝票にしろ、パソコン上の伝票にしろ、同じ内容を記入・入力するのは面倒なものです。

引用登録の使い方は運用している中で自然とわかって来ると思います。

ここでは、ほんの一例ですが、事例を書きます。

■赤伝としての利用

日付以外をほぼ同じ内容でコピーするので、数量だけをマイナスにするだけで、すぐに赤伝が作成できます。

操作は、各伝票照会画面にて目的の伝票を呼び出し、「引用登録」ボタンをクリックし、日付を入力し、数量をマイナスにして「登録」です。

■定期売上の計上

毎週、毎月など定期的な決まった売上がある場合は前回の伝票を照会画面で呼び出し、「引用登録」ボタンをクリックし、日付を入力して登録するだけです。

 

日々の伝票処理をもっと簡単に、正確に、効率よく。

イーサースの事例を紹介します。

今回はハンディターミナルとイーサースを組み合わせたルート営業です。ハンディターミナルとクラウドは直接は通信できないため、中間に専用アプリケーション(以下、中間アプリ)を配置しています。

中間アプリは定期的にイーサースのマスタデータを受信し、ハンディターミナルから送られてきたデータをイーサースに送信しています。ハンディターミナルと中間アプリはBluetoothで接続されます。

シリーズ:es01

ハンディターミナル:ウェルキャット社 メモリタイプハンディ

ハンディプリンタ:東芝TEC社 2インチサーマルプリンタ

<運用フロー>

1.毎朝、ハンディターミナルで中間アプリからマスタを受信する

2.各営業がハンディターミナルとハンディプリンタを持って、ルート営業に出かける

3.得意先にてハンディターミナルにて納品伝票の入力、ハンディプリンタから納品書・受領書の印刷(サーマルレシート用紙)する

4.1日、全得意先を回ったのち、事務所にて中間アプリにデータ転送する

5.自動的に中間アプリがイーサースでデータ転送を行い、イーサースでは売上伝票を納品データを基に自動生成

6.締日にて請求書発行

<導入効果>

・手書き伝票がなくなり、1日でまわれる得意先が増えた

・売上伝票の手入力がなくなり、経理処理が格段に楽になった

・クラウドデータのため、事務所以外からでも売上状況の把握ができるようになった

 

オリジナルカスタマイズが一部あり、商品コードなどのバーコードをイーサースから印刷できるようになっております。また、月に3回の締めがあるため、通常の月締め請求ではなく、オリジナル帳票として月3回の締め請求書に対応しております。

中間アプリはお客様のパソコン上で動作していますが、高スペックなパソコンは必要なく、ネットブックでも十分動作しています。

以上、ハンディターミナルとイーサースを連携した事例でした。

イーサースのマスタ管理のマスタ取込みについてご紹介します。

イーサースのマスタ管理では取引先マスタ(得意先、仕入先)と商品マスタについて取込み機能が標準で提供されています。

取込み形式はCSV形式です。大体の一般的なシステムはCSV形式での取込みです。

しかし、Excel形式はよく知っていても、CSV形式にはあまりなじみのないお客様もいらっしゃいます。

CSVとはComma Separated Valuesの略で、半角のカンマ(,)で区切られたデータ形式を指します。例えば、

0001,アースシステム株式会社,得意先

といったデータは、
1列目:0001→取引先コード
2列目:アースシステム株式会社→取引先名
3列目:得意先→取引先種別
と解釈できます。

これをExcelに置き換えると、
A列:0001→取引先コード
B列:アースシステム株式会社→取引先名
C列:得意先→取引先種別
となります。

取込みは、1列目は取引先コードで、2列目は取引先名で、3列目は取引先種別でといった決まりがあります。その決まりに従いCSVファイルを作成していくのですが、大概の場合は
Excelで作成→CSV形式で保存
という方法を取ります。

実は、この作業は簡単に見えて、結構大変な作業なのです。1件ずつ、画面からマスタを入力するよりは簡単な作業なのですが、Excel特有の文字→数字の自動変換であったり、CSVにした時に列数が違ったりで、なかなか苦戦します。

そこで、イーサースではマスタ取込み支援のExcelテンプレートファイルを用意しております。Excel上には既に取り込みに必要な項目が列挙されており、何列目が何でと気にする必要はありません。各列の見出し部のコメントにはどのように入力する場良いかを記載しておりますので、その通りに記入していただければ良いのです。

また、Excel標準のCSV保存ではなく、イーサース取込み用に合わせたCSVを出力する機能もあるので、CSVファイルの作成に失敗するという心配もありません。

さらに、イーサースに既に取込まれたマスタをCSVに出力して、同じマスタ取込み支援のExcelに展開できる機能もあり、マスタの一括修正も容易に行うことができます。

 

余談ですが、再利用するCSVファイルの扱いで絶対にやってはいけないことが2つあります。

1つ目はCSVファイルをダブルクリックしてExcelを開いて保存することです。
例えば、「0001」といったコードがある場合、Excelで表示した瞬間にそれは頭の0が取られ「1」になります。そして保存をすると、コードは「1」となってしまい、意図しないデータになってしまいます。

2つ目はデータ内にカンマ(,)を入れることです。例えば商品名や単価のような金額です。
品名コード:0001
品名:ボールペン,黒,0.5mm 1ダース
単価:1,200
のようなデータの場合、

品名コード,品名,単価
0001,ボールペン,黒,0.5mm 1ダース,1,200

カンマの数は本来2つに対して、5つのカンマが登場します。
これでは取込みがうまく行きません。

 

以上、イーサースのマスタ取込み(CSV)についてでした。

イーサースの販売管理の見積についてご紹介します。

イーサースの販売管理は全シリーズとも、「見積作成」、「受注伝票」、「出荷管理」、「売上伝票」、「入金伝票」、「請求書・売掛管理」の基本機能を持っています。そして、その機能間は連携できるように設計されています。

仕入管理や在庫については「購買管理」、「在庫管理」の機能に分類されるのでそちらをご覧ください。

■見積作成

いろんなお客様のお話を聴くと、売上管理はパッケージソフトを使っているが、見積はExcelで管理している、という企業様が多いですね。
各々の営業マンが個別にExcelで見積書を作成しているので、見積の状況や過去の見積単価が共有されておらず、いつも苦労するそうです。共有フォルダでファイル管理をしていても、どれが最新の見積かわからないこともあります。
こういった場合、ファイル管理よりも検索機能が備わったデータ管理が好ましいことは言うまでもありません。

イーサースの見積作成機能はデータ入力して、PDFで出力します。電子印の機能もあるので、PDFをそのままメールに添付して得意先に送ることもできます。
入力されたデータは、蓄積されていきますので検索して過去の情報が簡単に見られます。さらに、過去の見積を引用して新しい見積を作成することも可能です。
Excelで管理されている方にはよくわかると思いますが、似たような過去の見積Excelをコピーして、ファイル名を変更して、中身を変更しているかと思います。それと同じイメージでデータ間で行えるものです。

売上管理と見積がそれぞれ独立していると、面倒な作業が「転記」です。通常では注文をもらった際、見積の内容とほとんど同じ内容を売上伝票や受注伝票に手入力しなければいけません。

「見積書の内容をそのまま受注(売上)伝票に転記できたらなぁ」

と必ず思うはずです。
手入力は大変な作業ですが、間違えも起きえる作業です。見積内容を転記したつもりが、品番が違ったり、単価が違ったりしたら大問題です。

イーサースなら、それら問題を簡単に解決できます。

こんにちは、アースシステムの開発グループです。

アースシステムのクラウド型販売管理、購買管理、在庫管理「イーサース」について、日々のブログを公開していきます。

少しでもイーサースに興味を持っていただき、「導入してみようかな」と思っていただければ幸いです。

 

とりあえず、「イーサース」。名前だけでも覚えてください。