イーサースの事例を紹介します。

今回はハンディターミナルとイーサースを組み合わせたルート営業です。ハンディターミナルとクラウドは直接は通信できないため、中間に専用アプリケーション(以下、中間アプリ)を配置しています。

中間アプリは定期的にイーサースのマスタデータを受信し、ハンディターミナルから送られてきたデータをイーサースに送信しています。ハンディターミナルと中間アプリはBluetoothで接続されます。

シリーズ:es01

ハンディターミナル:ウェルキャット社 メモリタイプハンディ

ハンディプリンタ:東芝TEC社 2インチサーマルプリンタ

<運用フロー>

1.毎朝、ハンディターミナルで中間アプリからマスタを受信する

2.各営業がハンディターミナルとハンディプリンタを持って、ルート営業に出かける

3.得意先にてハンディターミナルにて納品伝票の入力、ハンディプリンタから納品書・受領書の印刷(サーマルレシート用紙)する

4.1日、全得意先を回ったのち、事務所にて中間アプリにデータ転送する

5.自動的に中間アプリがイーサースでデータ転送を行い、イーサースでは売上伝票を納品データを基に自動生成

6.締日にて請求書発行

<導入効果>

・手書き伝票がなくなり、1日でまわれる得意先が増えた

・売上伝票の手入力がなくなり、経理処理が格段に楽になった

・クラウドデータのため、事務所以外からでも売上状況の把握ができるようになった

 

オリジナルカスタマイズが一部あり、商品コードなどのバーコードをイーサースから印刷できるようになっております。また、月に3回の締めがあるため、通常の月締め請求ではなく、オリジナル帳票として月3回の締め請求書に対応しております。

中間アプリはお客様のパソコン上で動作していますが、高スペックなパソコンは必要なく、ネットブックでも十分動作しています。

以上、ハンディターミナルとイーサースを連携した事例でした。

イーサースのマスタ管理のマスタ取込みについてご紹介します。

イーサースのマスタ管理では取引先マスタ(得意先、仕入先)と商品マスタについて取込み機能が標準で提供されています。

取込み形式はCSV形式です。大体の一般的なシステムはCSV形式での取込みです。

しかし、Excel形式はよく知っていても、CSV形式にはあまりなじみのないお客様もいらっしゃいます。

CSVとはComma Separated Valuesの略で、半角のカンマ(,)で区切られたデータ形式を指します。例えば、

0001,アースシステム株式会社,得意先

といったデータは、
1列目:0001→取引先コード
2列目:アースシステム株式会社→取引先名
3列目:得意先→取引先種別
と解釈できます。

これをExcelに置き換えると、
A列:0001→取引先コード
B列:アースシステム株式会社→取引先名
C列:得意先→取引先種別
となります。

取込みは、1列目は取引先コードで、2列目は取引先名で、3列目は取引先種別でといった決まりがあります。その決まりに従いCSVファイルを作成していくのですが、大概の場合は
Excelで作成→CSV形式で保存
という方法を取ります。

実は、この作業は簡単に見えて、結構大変な作業なのです。1件ずつ、画面からマスタを入力するよりは簡単な作業なのですが、Excel特有の文字→数字の自動変換であったり、CSVにした時に列数が違ったりで、なかなか苦戦します。

そこで、イーサースではマスタ取込み支援のExcelテンプレートファイルを用意しております。Excel上には既に取り込みに必要な項目が列挙されており、何列目が何でと気にする必要はありません。各列の見出し部のコメントにはどのように入力する場良いかを記載しておりますので、その通りに記入していただければ良いのです。

また、Excel標準のCSV保存ではなく、イーサース取込み用に合わせたCSVを出力する機能もあるので、CSVファイルの作成に失敗するという心配もありません。

さらに、イーサースに既に取込まれたマスタをCSVに出力して、同じマスタ取込み支援のExcelに展開できる機能もあり、マスタの一括修正も容易に行うことができます。

 

余談ですが、再利用するCSVファイルの扱いで絶対にやってはいけないことが2つあります。

1つ目はCSVファイルをダブルクリックしてExcelを開いて保存することです。
例えば、「0001」といったコードがある場合、Excelで表示した瞬間にそれは頭の0が取られ「1」になります。そして保存をすると、コードは「1」となってしまい、意図しないデータになってしまいます。

2つ目はデータ内にカンマ(,)を入れることです。例えば商品名や単価のような金額です。
品名コード:0001
品名:ボールペン,黒,0.5mm 1ダース
単価:1,200
のようなデータの場合、

品名コード,品名,単価
0001,ボールペン,黒,0.5mm 1ダース,1,200

カンマの数は本来2つに対して、5つのカンマが登場します。
これでは取込みがうまく行きません。

 

以上、イーサースのマスタ取込み(CSV)についてでした。

イーサースの販売管理の見積についてご紹介します。

イーサースの販売管理は全シリーズとも、「見積作成」、「受注伝票」、「出荷管理」、「売上伝票」、「入金伝票」、「請求書・売掛管理」の基本機能を持っています。そして、その機能間は連携できるように設計されています。

仕入管理や在庫については「購買管理」、「在庫管理」の機能に分類されるのでそちらをご覧ください。

■見積作成

いろんなお客様のお話を聴くと、売上管理はパッケージソフトを使っているが、見積はExcelで管理している、という企業様が多いですね。
各々の営業マンが個別にExcelで見積書を作成しているので、見積の状況や過去の見積単価が共有されておらず、いつも苦労するそうです。共有フォルダでファイル管理をしていても、どれが最新の見積かわからないこともあります。
こういった場合、ファイル管理よりも検索機能が備わったデータ管理が好ましいことは言うまでもありません。

イーサースの見積作成機能はデータ入力して、PDFで出力します。電子印の機能もあるので、PDFをそのままメールに添付して得意先に送ることもできます。
入力されたデータは、蓄積されていきますので検索して過去の情報が簡単に見られます。さらに、過去の見積を引用して新しい見積を作成することも可能です。
Excelで管理されている方にはよくわかると思いますが、似たような過去の見積Excelをコピーして、ファイル名を変更して、中身を変更しているかと思います。それと同じイメージでデータ間で行えるものです。

売上管理と見積がそれぞれ独立していると、面倒な作業が「転記」です。通常では注文をもらった際、見積の内容とほとんど同じ内容を売上伝票や受注伝票に手入力しなければいけません。

「見積書の内容をそのまま受注(売上)伝票に転記できたらなぁ」

と必ず思うはずです。
手入力は大変な作業ですが、間違えも起きえる作業です。見積内容を転記したつもりが、品番が違ったり、単価が違ったりしたら大問題です。

イーサースなら、それら問題を簡単に解決できます。

こんにちは、アースシステムの開発グループです。

アースシステムのクラウド型販売管理、購買管理、在庫管理「イーサース」について、日々のブログを公開していきます。

少しでもイーサースに興味を持っていただき、「導入してみようかな」と思っていただければ幸いです。

 

とりあえず、「イーサース」。名前だけでも覚えてください。