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イーサースのマスタ管理のマスタ取込みについてご紹介します。

イーサースのマスタ管理では取引先マスタ(得意先、仕入先)と商品マスタについて取込み機能が標準で提供されています。

取込み形式はCSV形式です。大体の一般的なシステムはCSV形式での取込みです。

しかし、Excel形式はよく知っていても、CSV形式にはあまりなじみのないお客様もいらっしゃいます。

CSVとはComma Separated Valuesの略で、半角のカンマ(,)で区切られたデータ形式を指します。例えば、

0001,アースシステム株式会社,得意先

といったデータは、
1列目:0001→取引先コード
2列目:アースシステム株式会社→取引先名
3列目:得意先→取引先種別
と解釈できます。

これをExcelに置き換えると、
A列:0001→取引先コード
B列:アースシステム株式会社→取引先名
C列:得意先→取引先種別
となります。

取込みは、1列目は取引先コードで、2列目は取引先名で、3列目は取引先種別でといった決まりがあります。その決まりに従いCSVファイルを作成していくのですが、大概の場合は
Excelで作成→CSV形式で保存
という方法を取ります。

実は、この作業は簡単に見えて、結構大変な作業なのです。1件ずつ、画面からマスタを入力するよりは簡単な作業なのですが、Excel特有の文字→数字の自動変換であったり、CSVにした時に列数が違ったりで、なかなか苦戦します。

そこで、イーサースではマスタ取込み支援のExcelテンプレートファイルを用意しております。Excel上には既に取り込みに必要な項目が列挙されており、何列目が何でと気にする必要はありません。各列の見出し部のコメントにはどのように入力する場良いかを記載しておりますので、その通りに記入していただければ良いのです。

また、Excel標準のCSV保存ではなく、イーサース取込み用に合わせたCSVを出力する機能もあるので、CSVファイルの作成に失敗するという心配もありません。

さらに、イーサースに既に取込まれたマスタをCSVに出力して、同じマスタ取込み支援のExcelに展開できる機能もあり、マスタの一括修正も容易に行うことができます。

 

余談ですが、再利用するCSVファイルの扱いで絶対にやってはいけないことが2つあります。

1つ目はCSVファイルをダブルクリックしてExcelを開いて保存することです。
例えば、「0001」といったコードがある場合、Excelで表示した瞬間にそれは頭の0が取られ「1」になります。そして保存をすると、コードは「1」となってしまい、意図しないデータになってしまいます。

2つ目はデータ内にカンマ(,)を入れることです。例えば商品名や単価のような金額です。
品名コード:0001
品名:ボールペン,黒,0.5mm 1ダース
単価:1,200
のようなデータの場合、

品名コード,品名,単価
0001,ボールペン,黒,0.5mm 1ダース,1,200

カンマの数は本来2つに対して、5つのカンマが登場します。
これでは取込みがうまく行きません。

 

以上、イーサースのマスタ取込み(CSV)についてでした。