» 販売管理のブログ記事

定期売上管理ならイーサース

| es02シリーズ |

今日はイーサースの定期契約機能についてご説明します。

 

サービス提供、保守契約、定期サポートなど、月々同じ内容・金額で請求することがあるかと思います。

定期契約・売上機能がない販売管理の場合は、この処理がとても面倒です。

また、Excelなどでひな形があり、毎月コピーで作成している場合もあるかもしれませんが、

ファイルがどんどん増え、管理が大変です。

毎月、1社・2社程度であれば大した作業ではないにしろ、増えてくると経理はパンク寸前です!

 

というわけで、イーサースのes02シリーズのみですが、定期契約機能を備えています。

使い方はとても簡単。

定期契約マスタというマスタがあり、売上伝票のひな形を作成します。

内容はほぼ売上伝票です。異なるのは日付くらいでしょうか・・・・・・。

年間契約の場合は、1月~12月で、どの月に売上を上げるかチェックを入れ、

月契約の場合は、すべての月にチェックを入れます。

売上計上は手動とはなりますが、オプションで一括計上も可能です。

 

売上計上された定期契約の当月分は、リストから消えていきますので、

リストがすべて空になるまで売上を上げて完了です。

(特別な入力がない限りはマウス操作が主体です)

 

契約が終了した案件は使用可否で「不可」とすれば、

売上リストに載ってくることはありません(過去の履歴として残しておくことも可能)。

 

もちろん、販売管理ですから、通常の見積書、受発注、売上・仕入も備えています。

こんにちわ、イーサースの開発グループです。

これから販売管理、購買管理、在庫管理等、業務基幹システム導入・乗換をご検討されている方、または興味がある方。

まず、スタンドアローン型(1台のパソコンだけで操作する形態)、クライアントサーバ型(2台以上のパソコンで社内にサーバを持って運用する形態)、ASP・クラウド型(社外のデータセンターへアクセスし運用する形態)など、販売管理一つとっても運用形態は多種多様です。

それぞれのメリット・デメリットは別の機会にご紹介するとして、今回はシステム選定におけるイーサースの強みとは?についてご紹介いたします。

大きな機能(受注・発注・売上・入金・仕入・支払)については、大体どのシステムも共通的な項目や処理を持っていますが、どのような基準でシステムを選定されているでしょうか?

1.コスト(イニシャルコスト(初期導入費)、ランニングコスト(運用維持費))

2.機能・サポート

3.システム会社・販売会社

4.カスタマイズができるかどうか

 

まず、1のコストについてでしょうか。どんなに自社にマッチした機能があっても、費用が予算よりも高ければそもそも選定の対象外でしょう。

次に、2の機能。予算に見合っていても、やりたいことができず、提供されている機能でしか使えないとなれば、これも選定の対象外です。サポートの有無も重要なポイントですね。

3のシステム会社や販売会社とは、主に大手・中堅どころの企業様ですが、そのシステムの開発や販売している会社の知名度や実績などを重視します。

そして、自社オリジナルでのカスタマイズが可能かどうか。2の機能面でできなくても、カスタマイズが可能であれば選定の対象となりえます。しかし、カスタマイズは基本的に有償ですので、1のコストに結びついてきます。

 

つまり、コストが安くて、機能が充実していて(利便性)、有名なブランドで(可用性・信頼性)、場合によってカスタマイズができる(汎用性)システムが理想ということになりますね。

しかし、そんなシステムは存在しないのが現状です。

上記の中でも、残念ながらイーサースはブランド力はありません。まだまだ稼働3年目のシステムです(クラウドではない販売管理・在庫管理は10年以上前から行っています)。

では、イーサースの強み(特徴)とは何か。

それは1から10まで自社で設計・開発しているということです。

イーサースは基本的にはクラウド型のパッケージ商品となりますが、個別カスタマイズ等にも汎用的に対応できます。それも、自社開発ならではのことです。

「カスタマイズとなると高いんでしょ?」

それは、他社が同機能でどのくらいのお見積りになるか把握していませんので、なんとも言えませんが、これまでのお客様の中では、

「アースさんが一番安い」

と好評を頂いております。なぜ安くできるかは、企業努力ということで(部品のモジュール化や共通化、低コストでできる代替運用の提案、他社共通機能化可能な内容の無料対応など)。

また、積極的にお客様の意見を短期間で反映しておりますので、日々機能も向上しています。

「迅速な対応、ありがとうございました」

こんなうれしいお言葉を日々お寄せいただいております。

コスト面でも、機能面・サポート面でも、カスタマイズ面においても、イーサースを是非ご検討ください。

イーサースの販売管理の見積についてご紹介します。

イーサースの販売管理は全シリーズとも、「見積作成」、「受注伝票」、「出荷管理」、「売上伝票」、「入金伝票」、「請求書・売掛管理」の基本機能を持っています。そして、その機能間は連携できるように設計されています。

仕入管理や在庫については「購買管理」、「在庫管理」の機能に分類されるのでそちらをご覧ください。

■見積作成

いろんなお客様のお話を聴くと、売上管理はパッケージソフトを使っているが、見積はExcelで管理している、という企業様が多いですね。
各々の営業マンが個別にExcelで見積書を作成しているので、見積の状況や過去の見積単価が共有されておらず、いつも苦労するそうです。共有フォルダでファイル管理をしていても、どれが最新の見積かわからないこともあります。
こういった場合、ファイル管理よりも検索機能が備わったデータ管理が好ましいことは言うまでもありません。

イーサースの見積作成機能はデータ入力して、PDFで出力します。電子印の機能もあるので、PDFをそのままメールに添付して得意先に送ることもできます。
入力されたデータは、蓄積されていきますので検索して過去の情報が簡単に見られます。さらに、過去の見積を引用して新しい見積を作成することも可能です。
Excelで管理されている方にはよくわかると思いますが、似たような過去の見積Excelをコピーして、ファイル名を変更して、中身を変更しているかと思います。それと同じイメージでデータ間で行えるものです。

売上管理と見積がそれぞれ独立していると、面倒な作業が「転記」です。通常では注文をもらった際、見積の内容とほとんど同じ内容を売上伝票や受注伝票に手入力しなければいけません。

「見積書の内容をそのまま受注(売上)伝票に転記できたらなぁ」

と必ず思うはずです。
手入力は大変な作業ですが、間違えも起きえる作業です。見積内容を転記したつもりが、品番が違ったり、単価が違ったりしたら大問題です。

イーサースなら、それら問題を簡単に解決できます。

こんにちは、アースシステムの開発グループです。

アースシステムのクラウド型販売管理、購買管理、在庫管理「イーサース」について、日々のブログを公開していきます。

少しでもイーサースに興味を持っていただき、「導入してみようかな」と思っていただければ幸いです。

 

とりあえず、「イーサース」。名前だけでも覚えてください。