» 電子印のブログ記事

以前、イーサースの販売管理<見積作成>で紹介した見積についての運用提案です。

何度も言うようですが、イーサースはWebブラウザとインターネットを利用したクラウド型の販売管理です。

つまり、イーサースを使うとどんな業務が可能かというと、、、

1.営業が外出・出張先で見積の作成ができる

2.電子印に対応しているので、その場でPDF出力し、お客様に提示ができる

3.必要に応じて上長に連絡し、承認をもらう(上長も外出中であってもスマートフォンやタブレットなどからでも承認可能)

 

それぞれメリットについてご説明しましょう。

1.営業が外出・出張先で見積の作成ができる

これまでもパソコンがあれば、外出先でもExcelなどで作成することは可能です。

しかし、多種多様な見積を作成するとなると個人が持ち歩いているパソコンに過去の見積や価格表などを入れておかなければいけません。

持出のパソコンに会社の情報を多く入れることはリスクであることは言うまでもありません。万が一、パソコンを紛失したら、落として壊してしまったらと思うと、ゾッとしますね。

イーサースであれば、パソコンを持ち歩いても、データを持ち歩く必要はありません。イーサースにアクセスすれば、過去の見積も商品単価もすぐにわかります。また、パソコン上にデータがないので、リスクは軽減されます。

スピーディーな対応が求められている今こそ、見積からでもクラウド化をお勧めいたします。

当然、社内でないと見積ができない状況もあります。その場合は営業支援の担当が代わりに作成することがありますが、作成できたら営業担当はイーサースにアクセスしてPDF出力するだけです(印刷できる環境があればそのまま印刷も可能です)。

 

2.電子印に対応しているので、その場でPDF出力し、お客様に提示ができる

あるお客様の例を示します。

イーサースに移行する前は、

①Excelで見積書を作成し、印刷(紙媒体)

②自身の押印

③上長の押印

④スキャナで読み取り、PDF化

⑤お客様へメール送信

という業務フローだったのに対し、イーサースへ移行し、

①イーサースで見積書を作成(見積担当者の電子印が自動的に付加)

②イーサース上で上長承認(上長の電子印が自動的に付加)

③PDF出力し、お客様へメール送信

となりました。

やっていることは同じように見えますが、イーサースへ移行した後はパソコンだけの世界で、そこには紙も実物のハンコも存在しません。スキャンニングといった面倒な作業もありません。

 

3.必要に応じて上長に連絡し、承認をもらう(上長も外出中であってもスマートフォンやタブレットなどからでも承認可能)

企業によっては見積承認をもらわないと客先に提出できない場合がありますよね。うちの会社もそうです。

しかし、緊急な見積時に限って上長が不在・・・・・・。代わりに承認をもらえれば良いのですが、絶対的ルールで部長の承認が必要となれば帰社を待たなければいけません。部長の帰社までにお客様を待たせることになりますね。

そこで、部長へ電話。

「緊急な見積です。見積番号○○○○○を承認してください」

部長はスマートフォン(やや画面は小さいので多少の慣れは必要です)やタブレット等でイーサースへアクセスして、指定の見積番号を承認(イーサースには自分用や他の担当者へ送れるメモ機能(付箋のようなもの)があるので、細かい内容はメモで確認すれば間違えがありません)。

これでお客様へ見積書を出せるようになりました。

 

見積作成一つにとっても、クラウド化するだけで業務が変わってきますよ。